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Minimal Organization: WESTERBRÜCKER WOHNEN, Kommunale Wohnungsgesellschaft – das Gelände im Modell von schräg oben

Simulation · Minimal Organization · Mittelstand und Dienstleistung

Wohnungsgesellschaft

Eine kommunale Wohnungsgesellschaft als begehbares Modell: was nach der Meldung einer kalten Heizung geschieht, wer repariert und was die Reparatur beschleunigt.

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Alle Daten sind erfunden. Ihre echten Zahlen lassen sich übernehmen, und das Modell kann sichtbar machen, was heute in keiner Liste steht: etwa Reparaturmeldungen je Haus und Gewerk oder die Termintreue der Firmen im Rahmenvertrag.

Reparaturmeldung Mieter Ablauf: Die fiktive WESTERBRÜCKER WOHNEN, eine städtische Gesellschaft mit rund 19.500 Wohnungen, zeigt ihn vom Anruf bis zur bezahlten Rechnung. Jeden Morgen fahren die eigenen Handwerker in die Quartiere – zu kalten Heizungen, tropfenden Hähnen und leeren Wohnungen.

Der Hauptvorgang beginnt mit einer Mieterin, deren Heizung im Kinderzimmer kalt bleibt. Das Mietercenter fragt nach der Dringlichkeit; Notfälle fährt der Notdienst sofort an, manches löst sich schon am Telefon. Sonst entscheidet die Technik: eigener Regiebetrieb mit Tour ab 6:30 Uhr oder eine Handwerksfirma im Rahmenvertrag, deren Rechnung danach geprüft wird. Ziel: erledigt binnen fünf Arbeitstagen, im Modell als sieben Kalendertage gerechnet.

Parallel laufen Mieterwechsel mit Sanierung der Leerwohnung, die Betriebskostenabrechnung und eine energetische Modernisierung; sechs Gebäude und 20 Abteilungen bilden das Modell. Gedacht ist die Seite für Geschäftsführung und Aufsichtsrat, Technik und Bestandsmanagement, Kundenservice, Personal und Ausbildung.

Die Heizung ist kalt

  1. 01

    Mieterin meldet einen Schaden: Eine Mieterin ruft an: die Heizung im Kinderzimmer bleibt kalt.

  2. 02

    Mietercenter nimmt die Meldung auf: Das Mietercenter nimmt den Schaden auf und fragt nach: wie dringend?

  3. 03

    Am Telefon gelöst: Heizkörper entlüftet, Sicherung wieder drin.

  4. 04

    Notdienst des Regiebetriebs: Der Notdienst fährt sofort los – auch nachts und am Wochenende.

  5. 05

    Notfall behoben.

  6. 06

    Technik entscheidet und beauftragt: Die Technik entscheidet: eigener Regiebetrieb oder eine Firma mit Rahmenvertrag?

  7. 07

    Begehung vor Ort: Ein Techniker sieht sich den Schaden an: Feuchte, Schimmel oder ein Rohr?

  8. 08

    Termin mit der Mieterin: Die Disposition ruft an: wann ist jemand zu Hause?

  9. 09

    Tourenplan des Regiebetriebs (täglich 6:30): Die Disposition plant den Auftrag in die Tour von morgen früh ein.

  10. 10

    Eigene Handwerker reparieren: Ein Heizungsbauer tauscht das Thermostatventil.

  11. 11

    Ersatzteil vom Großhandel: Das Ersatzteil wird beim Großhandel bestellt.

  12. 12

    Rückmeldung per App, Auftrag geschlossen: Der Handwerker meldet per App: erledigt, mit Foto und Arbeitszeit.

  13. 13

    Erledigt.

  14. 14

    Handwerksfirma repariert (Rahmenvertrag): Eine Sanitärfirma mit Rahmenvertrag vereinbart einen Termin und repariert.

  15. 15

    Rechnung prüfen: Die Technik prüft die Rechnung gegen Auftrag und Rahmenvertrag.

  16. 16

    Firma bessert nach: Die Firma bessert nach.

  17. 17

    Rechnung bezahlen: Das Rechnungswesen bezahlt die Firma.

  18. 18

    Repariert und bezahlt.

Wofür eine Wohnungsgesellschaft das Modell nutzen kann

  • Interne Kommunikation

    Geschäftshaus, Betriebshof, Fuhrpark, zwei Kundencenter und die Baustelle Lindenhof auf einem Bild. Die Ansicht Zusammenarbeit zeigt, wie Mietercenter, Technik, Regiebetrieb und Rechnungswesen verbunden sind.

    Für wenGeschäftsführung, Führungskräfte, Hauswarte

  • Onboarding

    Neue Beschäftigte im Mietercenter oder in der Disposition sehen, was nach ihrer Aufnahme passiert: Begehung, Termin, Tour, Reparatur, Rückmeldung per App, Rechnung.

    Für wenneue Beschäftigte in Kundenservice, Technik und Disposition

  • Ausbildung

    Auszubildende in der Immobilienwirtschaft schicken eine Kältewelle oder lassen eine Rahmenvertragsfirma ausfallen und sehen, wo der Engpass im Handwerk entsteht.

    Für wenAusbildung, Auszubildende, duale Studierende

  • Vermittlung an Mieterinnen und Mieter

    Wie lange dauert eine Reparatur, und wer kommt? Das Modell zeigt Mieterbeirat und Mieterschaft den Weg einer Meldung – und was Ankündigung, Bau und Mieterhöhung bei einer Modernisierung bedeuten.

    Für wenKundenservice, Mieterbeirat, Mieterinnen und Mieter

  • Strategischer Überblick

    Mieter-App, Rahmenverträge, Regiebetrieb, Leerwohnungskolonne: Das Modell stellt die Hebel für Reparaturdauer und Leerstand nebeneinander. Der Vorgang „Eine Wohnung wird frei“ zeigt, wie lange eine Wohnung leer steht.

    Für wenGeschäftsführung, Aufsichtsrat, Stadt als Gesellschafterin

Was dargestellt wird – warum – für wen

Was gezeigt wird Warum Für wen
Schaubild „Wie ein Vorgang fließt“: Regiebetrieb oder Handwerksfirma WarumZeigt, wer repariert. Für wenGeschäftsführung, Technik
Schaubild „Was welcher Regler bewirkt“: Mieter-App, Rahmenverträge, Regiebetrieb, Leerwohnungskolonne WarumOrdnet Hebel für Reparaturdauer und Leerstand. Für wenGeschäftsführung, Aufsichtsrat
Schaubild „Der Weg über das Gelände“: vom Betriebshof in die Quartiere WarumZeigt die Morgentour. Für wenRegiebetrieb
Schaubild „Jahr, Woche, Tag“: Kältewinter und Tourstart um 6:30 Uhr WarumZeigt die Spitzen. Für wenPersonalplanung
Schaubild „Wo es eng wird“ in der Kältewelle WarumZeigt den Engpass im Handwerk. Für wenTechnik, Mietercenter
Vorgang „Eine Wohnung wird frei“ WarumZeigt den Leerstand bis zur Wiedervermietung. Für wenVermietung, Stadt
Vorgang „Ein Haus wird energetisch modernisiert“ WarumZeigt Ankündigung, Bau und Mieterhöhung. Für wenMieterschaft, Politik

Abteilungen im Modell

  • Aufsichtsrat

    Von der Stadt besetzt: überwacht die Geschäftsführung, beschließt große Investitionen.

  • Geschäftsführung

    Führt die Gesellschaft nach dem Gesellschaftsvertrag: gut und sicher wohnen zu tragbaren Mieten.

  • Interne Revision

    Prüft Vergaben, Rahmenverträge und Rechnungen – unabhängig von den Fachbereichen, mit Bericht an den Aufsichtsrat.

  • Kundenservice und Mietercenter

    Nimmt Anrufe, Meldungen aus der App und Besuche am Schalter an.

  • Vermietung

    Vermarktet freie Wohnungen, wählt Mieter aus und schließt Verträge.

  • Bestandsmanagement und Kundencenter

    Betreut die Häuser vor Ort: Abnahmen, Übergaben, Nachbarschaft.

  • Hauswarte

    Kleine Reparaturen, Treppenhaus, Außenanlagen, Ansprechpartner im Haus.

  • Quartiersmanagement

    Treffs, Nachbarschaftsprojekte, Zusammenarbeit mit Vereinen.

  • Sozialmanagement

    Berät bei Mietschulden und Konflikten, prüft Härtefälle bei Modernisierungen.

  • Technik und Instandhaltung

    Entscheidet, wer repariert, prüft Schäden vor Ort und prüft die Rechnungen.

  • Regiebetrieb (eigene Handwerker)

    Sanitär, Heizung, Elektro, Maler, Tischler – mit eigenen Transportern.

  • Auftragsdisposition

    Plant jeden Morgen die Touren der Handwerker.

  • Materiallager

    Ersatzteile, Armaturen, Thermostate; bestellt beim Großhandel nach.

  • Einkauf und Vergabe

    Schreibt Rahmenverträge und Bauleistungen aus.

  • Modernisierung und Neubau

    Plant energetische Sanierungen und Neubauten, führt die Bauleitung.

  • Rechnungswesen und Controlling

    Mieten, Zahlungen, Wirtschaftsplan und Jahresabschluss.

  • Betriebskostenabrechnung

    Rechnet jedes Jahr Heizung, Wasser, Müll und Hauswart je Wohnung ab.

  • Forderungsmanagement

    Mahnt, vereinbart Raten, leitet als letzten Schritt das gerichtliche Verfahren ein.

  • IT und Digitalisierung

    ERP der Wohnungswirtschaft, Mieter-App, mobile Auftragssteuerung.

  • Personal und Recht

    Stellen, Ausbildung, Mietrecht und Verträge.

Alle Vorgänge im Modell

Die Heizung ist kalt

  1. 01Mieterin meldet einen Schaden: Eine Mieterin ruft an: die Heizung im Kinderzimmer bleibt kalt.
  2. 02Mietercenter nimmt die Meldung auf: Das Mietercenter nimmt den Schaden auf und fragt nach: wie dringend?
  3. 03Am Telefon gelöst: Heizkörper entlüftet, Sicherung wieder drin.
  4. 04Notdienst des Regiebetriebs: Der Notdienst fährt sofort los – auch nachts und am Wochenende.
  5. 05Notfall behoben.
  6. 06Technik entscheidet und beauftragt: Die Technik entscheidet: eigener Regiebetrieb oder eine Firma mit Rahmenvertrag?
  7. 07Begehung vor Ort: Ein Techniker sieht sich den Schaden an: Feuchte, Schimmel oder ein Rohr?
  8. 08Termin mit der Mieterin: Die Disposition ruft an: wann ist jemand zu Hause?
  9. 09Tourenplan des Regiebetriebs (täglich 6:30): Die Disposition plant den Auftrag in die Tour von morgen früh ein.
  10. 10Eigene Handwerker reparieren: Ein Heizungsbauer tauscht das Thermostatventil.
  11. 11Ersatzteil vom Großhandel: Das Ersatzteil wird beim Großhandel bestellt.
  12. 12Rückmeldung per App, Auftrag geschlossen: Der Handwerker meldet per App: erledigt, mit Foto und Arbeitszeit.
  13. 13Erledigt.
  14. 14Handwerksfirma repariert (Rahmenvertrag): Eine Sanitärfirma mit Rahmenvertrag vereinbart einen Termin und repariert.
  15. 15Rechnung prüfen: Die Technik prüft die Rechnung gegen Auftrag und Rahmenvertrag.
  16. 16Firma bessert nach: Die Firma bessert nach.
  17. 17Rechnung bezahlen: Das Rechnungswesen bezahlt die Firma.
  18. 18Repariert und bezahlt.

Eine Wohnung wird frei

  1. 01Mieter kündigt: Ein Ehepaar kündigt: die Kinder sind aus dem Haus, es zieht in eine kleinere Wohnung.
  2. 02Kündigung erfassen und bestätigen: Das Mietercenter bestätigt die Kündigung und den Auszugstermin.
  3. 03Vorabnahme in der Wohnung: Die Bestandsmanagerin sieht sich die Wohnung an, solange die Mieter noch drin wohnen.
  4. 04Kündigungsfrist und Vermarktung laufen gleichzeitig.
  5. 05Kündigungsfrist läuft (drei Monate): Die Kündigungsfrist läuft.
  6. 06Wohnung inserieren: Die Vermietung stellt die Wohnung ins Portal.
  7. 07Besichtigungen und Bewerbungen: Besichtigungen mit den Vormietern, Bewerbungen gehen ein.
  8. 08Mieter auswählen: Die Vermietung wählt aus: Haushaltsgröße, Einkommen, Nachbarschaft.
  9. 09Wohnungsamt benennt Mieter (gefördert): Das Wohnungsamt der Stadt benennt einen berechtigten Haushalt.
  10. 10Mietvertrag: Der Mietvertrag wird unterschrieben, Einzug nach der Sanierung.
  11. 11Die alten Mieter sind ausgezogen.
  12. 12Wohnungsabnahme beim Auszug: Abnahme mit Protokoll und Schlüsselübergabe: Bad, Böden, Elektrik.
  13. 13Leerwohnung sanieren (Regiebetrieb): Die Leerwohnungskolonne des Regiebetriebs saniert: Elektrik, Bad, Böden, Malerarbeiten.
  14. 14Leerwohnung sanieren (Firma): Eine Firma saniert die Wohnung.
  15. 15Übergabe an die neuen Mieter: Schlüsselübergabe an die neue Familie.
  16. 16Neu vermietet.

Die Betriebskosten eines Hauses werden abgerechnet

  1. 01Abrechnung anlegen: Das Abrechnungsjahr ist vorbei: das Team legt die Abrechnung für ein Haus mit 48 Wohnungen an.
  2. 02Messdienst und Rechnungswesen liefern gleichzeitig zu.
  3. 03Messdienst rechnet die Heizkosten: Der Messdienst rechnet die Heizkosten verbrauchsabhängig je Wohnung.
  4. 04Kosten je Haus zusammenstellen: Das Rechnungswesen stellt Grundsteuer, Müll, Wasser, Versicherung und Hauswart zusammen.
  5. 05Alle Zahlen liegen vor.
  6. 06Abrechnung erstellen und prüfen: Das Team erstellt die Abrechnung und prüft Ausreißer gegen das Vorjahr.
  7. 07Rückfrage beim Messdienst: Ein Zählerwert ist unplausibel – Rückfrage beim Messdienst.
  8. 08Druck und Versand (freitags): Freitags gehen die Abrechnungen in den Druck und an die Mieter.
  9. 09Mieter erhebt Einwand, sieht Belege ein: Ein Mieter sieht die Belege ein und erhebt Einwand.
  10. 10Einwand prüfen: Das Team prüft den Einwand und korrigiert wenn nötig.
  11. 11Nachzahlung oder Guthaben buchen: Guthaben werden erstattet, Nachzahlungen eingezogen.
  12. 12Abgerechnet.
  13. 13Mahnung: Das Forderungsmanagement mahnt die offene Nachzahlung.
  14. 14Beratung und Ratenzahlung: Das Sozialmanagement vereinbart Raten und vermittelt Hilfe.
  15. 15Gerichtliches Mahnverfahren: Das Amtsgericht erlässt einen Mahnbescheid.
  16. 16Forderung erledigt.

Ein Haus wird energetisch modernisiert

  1. 01Planung und Kostenrahmen: Ein Zeilenbau von 1962: Dämmung, neue Fenster, Wärmepumpe statt Gaskessel.
  2. 02Mieterbeirat berät die Pläne: Der Mieterbeirat bespricht die Pläne und die erwartete Mieterhöhung.
  3. 03Förderdarlehen beantragen: Ein Förderdarlehen der Landesbank senkt die Mieterhöhung.
  4. 04Aufsichtsrat beschließt (vierteljährlich): Der Aufsichtsrat beschließt die Investition – er tagt einmal im Quartal.
  5. 05Ausschreibung und Vergabe: Ausschreibung und Vergabe an ein Bauunternehmen.
  6. 06Modernisierungsankündigung an alle Mieter: Alle Mieter bekommen die Modernisierungsankündigung: was, wann, wie lange, welche Mieterhöhung.
  7. 07Die Frist läuft, das Sozialmanagement berät.
  8. 08Ankündigungsfrist (drei Monate): Drei Monate Ankündigungsfrist.
  9. 09Mietersprechstunde, Härteeinwände: Sprechstunde im Kundencenter: Lärm, Gerüst, neue Miete.
  10. 10Härtefall: Umsetzwohnung oder Begrenzung: Eine ältere Mieterin bekommt eine Umsetzwohnung und eine begrenzte Mieterhöhung.
  11. 11Frist abgelaufen, Härtefälle geklärt.
  12. 12Bauausführung mit Bauleitung: Dämmung, Fenster, Heizung – bewohnt, also Wohnung für Wohnung.
  13. 13Bauabnahme: Bauabnahme mit Mängelliste.
  14. 14Bauunternehmen beseitigt Mängel: Das Bauunternehmen beseitigt die Mängel.
  15. 15Mieterhöhung nach Modernisierung: Die Vermietung erklärt die Mieterhöhung nach Modernisierung.
  16. 16Modernisiert.

Was Sie verändern können

Regler

  • Reparaturmeldungen: Alte Häuser, Frost und Starkregen lassen die Meldungen steigen.
  • Handwerker im Regiebetrieb: Wie viele Aufträge die eigene Kolonne je Tag schafft.
  • Rahmenverträge mit Handwerksfirmen: Mehr Firmen unter Vertrag: die Technik vergibt mehr nach außen, Termine kommen schneller (Modellannahme).
  • Mieter-App mit Selbsthilfe: Videos zum Entlüften und Fotos vom Schaden: mehr Fälle lösen sich ohne Anfahrt, das Mietercenter arbeitet schneller (Modellannahme).
  • Leerwohnungskolonne: Wie viele Leerwohnungen der Regiebetrieb gleichzeitig saniert.

Störungen

  • Kältewelle: Zehn Tage Frost: Heizungen fallen aus, Leitungen frieren ein – anderthalbmal so viele Meldungen, der Notdienst ist im Dauereinsatz.
  • Auftragssteuerung fällt aus: Einen Tag lang kommen die Touren nicht auf die Geräte der Handwerker – die Transporter bleiben im Hof.
  • Rahmenvertragsfirma insolvent: Ein großer Sanitärbetrieb fällt für einen Monat aus: die anderen Firmen brauchen viel länger für Termine.
  • ERP-System fällt aus: Vier Stunden lang können Mietercenter, Technik und Rechnungswesen nichts erfassen.

Was eine Wohnungsgesellschaft gewinnt

  • 01

    Der Bestand zum Begehen

    Geschäftshaus, Betriebshof und Kundencenter lassen sich aufklappen; Lichtpunkte zeigen jede Meldung auf dem Weg durch Mietercenter, Technik und Regiebetrieb.

  • 02

    Eigene Kolonne und Fremdfirma nebeneinander

    Die Simulation teilt jede Reparatur zwischen Regiebetrieb und Rahmenvertragsfirma und zeigt, wo Aufträge warten – auf Termin, Ersatzteil oder Rechnungsprüfung.

  • 03

    Den Winter vorab durchspielen

    Fünf Regler und vier Störungen, von der Kältewelle bis zur ausgefallenen Auftragssteuerung. Ein Tipp an jedem Engpass verweist auf den Regler, der ihn entlastet.

  • 04

    Schaubilder für Aufsichtsrat und Stadt

    14 Schaubilder in vier Gruppen entstehen live aus dem Modell, vom Organigramm bis zur Morgentour über das Gelände.

  • 05

    Präsentieren, wo es nötig ist

    Im Browser und auf großen Projektionen, etwa vor Mieterbeirat oder Aufsichtsrat. Ein geführter Rundgang in acht Schritten erklärt den Anfang.

  • 06

    Kein Baukasten

    Gestaltet hat das Modell ein Künstler und Entwickler. Nebenan stehen Handwerksbetrieb, Stadtverwaltung und 33 weitere Organisationen.

Grundlage und Grenzen

Fiktives Unternehmen · Modell auf Grundlage recherchierter Branchenstrukturen · keine Aussage über reale Unternehmen

1 Vorgang = 1 Reparaturmeldung, 1 Mieterwechsel, 1 Haus in der Abrechnung (rund 50 Wohnungen) oder 1 Modernisierung · 1 Figur ≈ 8 Beschäftigte

Alle Mengen, Dauern, Quoten und Kapazitäten sind Modellannahmen, keine Werte eines realen Wohnungsunternehmens.

Das Ziel von 5 Arbeitstagen gilt hier als 7 Kalendertage für alle Reparaturen; Notfälle sind meist am selben Tag erledigt. Die Tour des Regiebetriebs fährt im Modell an allen Tagen.

Belegt: Instandhaltungspflicht des Vermieters, Abrechnungsfrist von zwölf Monaten, Ankündigung einer Modernisierung drei Monate vorher, Härteeinwand, drei Monate Kündigungsfrist für Mieter.

Öffentliche Quellen, auf denen das Modell beruht:

  • BGB §§ 535, 536 (Pflichten des Vermieters, Mängel)
  • BGB § 556 (Betriebskosten, Abrechnungsfrist)
  • BGB §§ 555b–555d, 559 (Modernisierung, Mieterhöhung)
  • BGB § 573c (Kündigungsfristen)
  • Betriebskostenverordnung und Heizkostenverordnung
  • GdW Bundesverband deutscher Wohnungs- und Immobilienunternehmen
  • BBSR Wohnungs- und Immobilienmärkte
  • GmbHG § 52 (Aufsichtsrat)

Ihre Wohnungsgesellschaft als Modell

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