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Minimal Organization: HOTEL ORVELIA, Stadt- und Tagungshotel – das Gelände im Modell von schräg oben

Simulation · Minimal Organization · Mittelstand und Dienstleistung

Hotel

Ein Stadt- und Tagungshotel als begehbares Modell: wie ein Zimmer zwischen Abreise um 11 und Anreise um 15 Uhr fertig wird und wo Reinigung, Kontrolle oder Rezeption an die Grenze kommen.

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Alle Daten sind erfunden, auch Zimmerzahl und Belegung. Angepasst an die echten Daten Ihres Hotels zeigt das Modell, was heute nirgends zusammen sichtbar ist – etwa den echten Zimmerstatus aus der Hotelsoftware oder Anreisen und Abreisen je Stunde.

Housekeeping Ablauf Hotel: Im fiktiven HOTEL ORVELIA, einem Stadt- und Tagungshotel mit Zimmerturm, sieht man den Wettlauf zwischen Abreise und Anreise. Zwischen 11 und 15 Uhr muss jedes Zimmer gereinigt und geprüft sein – während im Saal ein Kongress tagt und die Küche das Bankett vorbereitet.

Der Hauptvorgang folgt einem Zimmer: Der bisherige Gast checkt bis 11 Uhr aus, das Etagenteam reinigt, die Hausdame prüft nach Checkliste, bei einem Defekt kommt die Haustechnik. Dann gibt die Hausdame das Zimmer im System frei, und der neue Gast kann einchecken. Ziel im Modell: bezugsfertig binnen zwei Stunden nach der Abreise. 420 Zimmer, im Mittel rund 70 Prozent belegt, sind Modellannahmen.

Zugleich laufen eine Tagung mit Bankett, Bestellungen im Restaurant und aufs Zimmer sowie Defektmeldungen; sechs Gebäude und 18 Abteilungen gehören zum Modell. Die Seite spricht Direktion und Eigentümer an, Logis- und Housekeeping-Leitung, Front Office, Bankett, Personal und Ausbildung.

Ein Gast reist an – das Zimmer muss vorher fertig sein

  1. 01

    Rezeption: Check-out und Check-in: Der bisherige Gast reist ab: Rechnung, Schlüsselkarte, Minibar – Check-out bis 11 Uhr.

  2. 02

    Abreisezimmer reinigen: Ein Zimmermädchen oder Roomboy reinigt das Abreisezimmer: Betten neu, Bad, Staub, Nachfüllen.

  3. 03

    Hausdame kontrolliert das Zimmer: Die Hausdame prüft jedes Abreisezimmer nach einer Checkliste.

  4. 04

    Haustechniker im Zimmer: Die Haustechnik repariert, bevor das Zimmer verkauft wird.

  5. 05

    Zimmer im System freigeben: Die Hausdame meldet das Zimmer im System als bezugsfertig.

  6. 06

    Der neue Gast reist an: Der neue Gast kommt mit Bahn, Taxi oder Auto – die meisten am Nachmittag.

  7. 07

    Erneut: Rezeption: Check-out und Check-in: Check-in: Buchung finden, Schlüsselkarte codieren, bei ausländischen Gästen den Meldeschein.

  8. 08

    Zimmer belegt: Der Gast wohnt im Zimmer, im Mittel knapp zwei Nächte.

  9. 09

    Der Gast ist im Zimmer.

Wofür ein Hotel das Modell nutzen kann

  • Interne Kommunikation

    Haupthaus, Zimmerturm mit 23 Etagen, Restaurant, Kongresszentrum, Wirtschaftsgebäude und Personalhaus in einer Ansicht. Die Ansicht Zusammenarbeit zeigt, wie Rezeption, Etagen, Technik und Küche zusammenhängen.

    Für wenDirektion, Abteilungsleitungen, Morgenbesprechung

  • Onboarding

    Neue Zimmermädchen, Roomboys und Rezeptionskräfte sehen den Weg eines Zimmers von der Abreise bis zum neuen Gast – und warum die Freigabe im System zählt.

    Für wenneue Beschäftigte in Housekeeping und Front Office

  • Ausbildung

    Auszubildende in Hotelfach und Küche schaffen die Zimmerkontrolle ab oder lassen einen Kongress gleichzeitig abreisen und sehen, wo es zuerst eng wird.

    Für wenAusbildung, Hotelfach- und Kochauszubildende

  • Vermittlung an Gäste und Veranstalter

    Warum ist das Zimmer erst um 15 Uhr fertig? Das Modell zeigt Gästen und Tagungskunden, was zwischen Abreise und Anreise geschieht und wie eine Tagung vom Angebot bis zum Bankett läuft.

    Für wenRezeption, Verkauf und Veranstaltungen, Gäste

  • Strategischer Überblick

    Reinigungskräfte, Bleibezimmer, Zimmerkontrolle, Rezeptionsplätze: Das Modell zeigt, welcher Hebel Zimmer schneller fertig macht und mit welcher Folge – ohne Kontrolle etwa mehr Defektmeldungen.

    Für wenDirektion, Eigentümerin der Immobilie

Was dargestellt wird – warum – für wen

Was gezeigt wird Warum Für wen
Schaubild „Jahr, Woche, Tag“: Abreise um 11, Anreise um 15 Uhr WarumZeigt das Zeitfenster der Reinigung. Für wenDirektion, Hausdame
Schaubild „Wo es eng wird“: Reinigung, Kontrolle, Rezeption WarumZeigt die Grenze bei einer Messe. Für wenDirektion, Empfang
Schaubild „Was welcher Regler bewirkt“: Reinigungskräfte, Bleibezimmer, Zimmerkontrolle, Rezeption WarumOrdnet Hebel für bezugsfertige Zimmer. Für wenDirektion, Eigentümer
Schaubild „Wo die Menschen arbeiten“ WarumZeigt Etagen, Küche und Tagung. Für wenPersonalplanung, Ausbildung
Schaubild „Wie ein Vorgang fließt“: Reinigung, Kontrolle, Technik, Freigabe WarumZeigt den Weg eines Zimmers. Für wenHousekeeping, Onboarding
Vorgang „Eine Tagung mit Bankett wird verkauft und durchgeführt“ WarumZeigt den Weg vom Verkauf bis zum Bankett. Für wenBankettverkauf, Küche
Zimmerturm mit 23 Etagen, aufgeklappt WarumZeigt, wo das Etagenteam gerade arbeitet. Für wenHausdame

Abteilungen im Modell

  • Hoteldirektion (General Manager)

    Führt das Haus, verantwortet Umsatz, Gäste und Mitarbeitende gegenüber der Eigentümerin.

  • Logisleitung (Rooms Division)

    Führt alles rund um das Zimmer: Rezeption, Reservierung, Housekeeping.

  • Front Office: Rezeption, Concierge, Nachtaudit

    Check-in und Check-out rund um die Uhr, Gästewünsche, nachts der Tagesabschluss aller Konten.

  • Reservierung und Revenue Management

    Verkauft Zimmer über alle Kanäle und setzt jeden Tag die Preise nach Nachfrage.

  • Housekeeping-Leitung (Hausdamen)

    Teilt die Zimmer auf, kontrolliert jedes Abreisezimmer und meldet es frei.

  • Etagenservice (Zimmerreinigung)

    Reinigt Abreise- und Bleibezimmer – zwischen 11 und 15 Uhr unter Zeitdruck.

  • Food & Beverage-Leitung

    Führt Küche, Restaurant, Bankett und Room Service.

  • Küche

    Frühstück, Restaurant, Room Service und Bankett aus einer Brigade.

  • Restaurant und Bar

    Bedient Hotelgäste und Gäste von außen.

  • Room Service

    Bringt Essen und Getränke aufs Zimmer, auch nachts.

  • Bankett (Aufbau und Service)

    Baut Säle um, deckt ein, bedient Kongresse und Galas.

  • Verkauf und Veranstaltungen (Sales & Events)

    Gewinnt Firmenkunden, schreibt Angebote, plant jede Veranstaltung mit einem Ablaufplan.

  • Haustechnik

    Repariert Zimmer, Küche und Säle, betreut Energie, Aufzüge und Brandmeldeanlage.

  • Einkauf und Lager

    Bestellt Lebensmittel, Getränke, Ersatzteile und steuert die Mietwäsche.

  • Personal und Ausbildung

    Dienstpläne, Aushilfen, Ausbildung von Hotelfachleuten und Köchen.

  • Finanzen und Controlling

    Rechnungen, Forderungen, Monatsbericht an die Eigentümerin.

  • IT und Systeme

    Hält Hotelsoftware, Kassen, Schlüsselkarten und WLAN am Laufen.

  • Qualität und Hygiene (HACCP)

    Prüft unabhängig Hygiene, Gästebewertungen und Reklamationen – berichtet direkt an die Direktion.

Alle Vorgänge im Modell

Ein Gast reist an – das Zimmer muss vorher fertig sein

  1. 01Rezeption: Check-out und Check-in: Der bisherige Gast reist ab: Rechnung, Schlüsselkarte, Minibar – Check-out bis 11 Uhr.
  2. 02Abreisezimmer reinigen: Ein Zimmermädchen oder Roomboy reinigt das Abreisezimmer: Betten neu, Bad, Staub, Nachfüllen.
  3. 03Hausdame kontrolliert das Zimmer: Die Hausdame prüft jedes Abreisezimmer nach einer Checkliste.
  4. 04Haustechniker im Zimmer: Die Haustechnik repariert, bevor das Zimmer verkauft wird.
  5. 05Zimmer im System freigeben: Die Hausdame meldet das Zimmer im System als bezugsfertig.
  6. 06Der neue Gast reist an: Der neue Gast kommt mit Bahn, Taxi oder Auto – die meisten am Nachmittag.
  7. 07Erneut: Rezeption: Check-out und Check-in: Check-in: Buchung finden, Schlüsselkarte codieren, bei ausländischen Gästen den Meldeschein.
  8. 08Zimmer belegt: Der Gast wohnt im Zimmer, im Mittel knapp zwei Nächte.
  9. 09Der Gast ist im Zimmer.

Eine Tagung mit Bankett wird verkauft und durchgeführt

  1. 01Firma fragt an: Eine Firma fragt an: 120 Personen, zwei Tage, Abendessen, 60 Zimmer.
  2. 02Angebot mit Raum und Zimmerkontingent: Das Veranstaltungsbüro prüft Säle und Zimmerkontingent und schreibt ein Angebot.
  3. 03Kunde prüft die Option: Saal und Zimmer sind für einige Tage reserviert (Option).
  4. 04Der Kunde sagt ab.
  5. 05Vertrag und Anzahlung: Vertrag, Stornobedingungen und Anzahlung.
  6. 06Bis zum Termin: Teilnehmer und Zimmerabruf: Wochen bis zum Termin: Teilnehmerliste, Menü, Zimmerabruf.
  7. 07Ablaufplan an alle Abteilungen: Ein Ablaufplan (Function Sheet) geht an Küche, Bankett, Technik und Rezeption.
  8. 08Saal, Küche und Technik bereiten parallel vor.
  9. 09Saal aufbauen und abbauen: Das Bankett stellt Tische, Bühne und Stühle nach Plan.
  10. 10Lieferant bringt die Ware: Lieferanten bringen Fleisch, Gemüse und Getränke für das Bankett.
  11. 11Wareneingang: Temperatur und Menge prüfen: Wareneingang: Temperatur messen, Menge prüfen, ab ins Kühlhaus.
  12. 12Bankettküche kocht: Die Bankettküche bereitet Kaffeepausen, Mittagessen und das Abendmenü vor.
  13. 13Veranstaltungstechnik einrichten: Beamer, Mikrofone, Licht und Übertragung werden eingerichtet.
  14. 14Alles ist bereit.
  15. 15Die Veranstaltung läuft: Die Tagung läuft: Vorträge, Kaffeepausen, abends das Bankett im Ballsaal.
  16. 16Erneut: Saal aufbauen und abbauen: Abbau – der Saal wird für die nächste Veranstaltung umgebaut.
  17. 17Rechnung nach Bankettauftrag: Rechnung nach dem Bankettauftrag: Saalmiete, Pauschalen, Getränke nach Verbrauch; die Anzahlung wird verrechnet.
  18. 18Veranstaltung abgerechnet.

Ein Gast bestellt im Restaurant oder aufs Zimmer

  1. 01Bestellung im Kassensystem: Die Bestellung landet im Kassensystem – vom Restauranttisch oder vom Zimmertelefon.
  2. 02Küche: à la carte: Die Küche kocht à la carte.
  3. 03Service bringt das Essen an den Tisch: Der Service bringt das Essen an den Tisch.
  4. 04Erneut: Bestellung im Kassensystem: Der Gast zahlt oder lässt aufs Zimmer schreiben.
  5. 05Erneut: Küche: à la carte: Dieselbe Küche kocht für den Room Service.
  6. 06Etagenkellner bringt das Tablett: Der Etagenkellner bringt das Tablett mit dem Aufzug aufs Zimmer.
  7. 07Auf die Zimmerrechnung buchen: Der Betrag geht auf die Zimmerrechnung.
  8. 08Gegessen.
  9. 09Aufs Zimmer geliefert.

Ein Gast meldet einen Defekt im Zimmer

  1. 01Gästeservice nimmt die Meldung an: Der Gast ruft an: die Klimaanlage brummt, die Dusche bleibt kalt, der Fernseher geht nicht.
  2. 02Rezeption: Check-out und Check-in: Die Rezeption gibt dem Gast ein anderes Zimmer.
  3. 03Ticket an die Haustechnik: Ein Ticket im Wartungssystem; die Haustechnik bekommt es aufs Handy.
  4. 04Haustechniker im Zimmer: Ein Haustechniker kommt aufs Zimmer – hier wird das Ziel gemessen.
  5. 05Fachfirma kommt: Eine Fachfirma kommt, etwa für Kälte oder Aufzug.
  6. 06Ersatzteil bestellen: Der Einkauf bestellt das Ersatzteil.
  7. 07Lieferant bringt die Ware: Der Lieferant bringt das Teil.
  8. 08Wareneingang: Temperatur und Menge prüfen: Das Teil kommt über die Rampe.
  9. 09Erneut: Haustechniker im Zimmer: Die Haustechnik baut das Teil ein.
  10. 10Hausdame kontrolliert das Zimmer: Die Hausdame prüft und gibt das Zimmer wieder frei.
  11. 11Qualität wertet die Reklamation aus: Die Qualität wertet die Reklamation aus und entscheidet über eine Gutschrift.
  12. 12Behoben.

Was Sie verändern können

Regler

  • Belegung: Wie viele Gäste täglich ab- und anreisen. Bei einer Messe ist das Haus voll: mehr Abreisen und zugleich mehr Bleibezimmer, die das Etagenteam Zeit kosten (Modellannahme).
  • Reinigungskräfte je Schicht: Wie viele Zimmer gleichzeitig gereinigt werden.
  • Bleibezimmer nur auf Wunsch reinigen: Wer länger bleibt, lässt sein Zimmer nur auf Wunsch reinigen – das Etagenteam hat mehr Zeit für die Abreisezimmer (Modellannahme: 15 % schneller).
  • Zimmerkontrolle durch die Hausdame: Ohne Kontrolle ist das Zimmer schneller frei – aber Mängel und Defekte findet dann der Gast (Modellannahme: 25 % mehr Defektmeldungen).
  • Plätze an der Rezeption: Wie viele Gäste gleichzeitig ein- und auschecken können – sonst steht die Lobby voll.

Störungen

  • Hotelsoftware fällt aus: Drei Stunden kein System: kein Check-in, kein Check-out, kein Zimmerstatus – die Lobby füllt sich.
  • Krankheitswelle im Etagenservice: Zwei Tage fehlt ein Viertel des Etagenteams.
  • Wäscherei liefert zu spät: Einen Tag fehlt frische Bettwäsche am Morgen: jedes Zimmer dauert länger.
  • Kongress reist gleichzeitig ab: Ein Tag mit 50 % mehr Abreisen: Rezeption und Etagen kommen kaum nach.

Der Nutzen für ein Hotel

  • 01

    Den Zimmerturm aufklappen

    23 Etagen schweben auseinander, und man sieht, wo das Etagenteam gerade reinigt und welche Zimmer noch warten.

  • 02

    Das Zeitfenster sichtbar

    Die Ereignissimulation lässt Gästewechsel, Tagung, Bestellungen und Defekte gleichzeitig laufen. Zwischen 11 und 15 Uhr zeigt sie, wo Zimmer warten und Gäste in der Lobby stehen.

  • 03

    Tempo gegen Kontrolle abwägen

    Fünf Regler und vier Störungen, von der Messe in der Stadt bis zur verspäteten Wäsche. Wo es hakt, nennt ein Tipp den passenden Regler.

  • 04

    Schaubilder für die Direktion

    14 Schaubilder in vier Gruppen werden live gerechnet, auch „Wo die Menschen arbeiten“ für Etagen, Küche und Tagung.

  • 05

    Für Lobby, Schulung und Eigentümer

    Im Browser oder groß projiziert im eigenen Tagungssaal. Ein geführter Rundgang in acht Schritten zeigt beim ersten Besuch den Einstieg.

  • 06

    Mit eigener Handschrift

    Gestaltet hat es ein Künstler und Entwickler. Flughafen, Klinikum, Wohnungsgesellschaft und 32 weitere Organisationen stehen in derselben Übersicht.

Grundlage und Grenzen

Fiktives Hotel · Modell auf Grundlage recherchierter Branchenstrukturen · keine Aussage über reale Hotels oder Hotelketten

1 Vorgang = 1 Gästewechsel, 1 Tagung, 1 Bestellung oder 1 Defekt · 1 Figur ≈ 4 Beschäftigte

Alle Mengen, Dauern, Quoten und Kapazitäten sind Modellannahmen, keine Werte eines realen Hotels.

420 Zimmer, im Mittel rund 70 % belegt, rund 155 Abreisen am Tag, Aufenthalt im Mittel 1,9 Nächte; Reinigung eines Abreisezimmers 25 bis 60 Minuten (Fachbeiträge nennen 25 bis 45 Minuten).

Die Bleibezimmer sind in der Kapazität des Etagenservice enthalten; das Ziel von 2 Stunden nach der Abreise steht vereinfacht für „fertig zum Check-in um 15 Uhr“.

Belegt: Meldeschein nur noch für ausländische Gäste (seit 2025), HACCP in der Küche, Option und Vertrag bei Veranstaltungen.

Öffentliche Quellen, auf denen das Modell beruht:

  • Destatis: Gastgewerbe und Tourismus (Beherbergungsstatistik)
  • DEHOGA Bundesverband: Zahlen und Fakten
  • Bundesmeldegesetz §§ 29, 30 (Meldeschein); Viertes Bürokratieentlastungsgesetz
  • Verordnung (EG) Nr. 852/2004 über Lebensmittelhygiene
  • Function Sheet und Bankettablauf (Fachbeitrag)
  • Hotelverband Deutschland (IHA)
  • Housekeeping-Richtwerte (Fachbeitrag)

Ihr Hotel als Modell

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Die Angaben gehen nur an diesen Auftritt und dienen allein der Beantwortung.

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