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Minimal Organization: FINANZAMT WESTERBRÜCK, Finanzamt (Festsetzungsfinanzamt) – das Gelände im Modell von schräg oben

Simulation · Minimal Organization · Ämter und Behörden

Finanzamt

Ein Finanzamt als begehbares Modell: wie eine Einkommensteuererklärung vom Eingang bis zum Bescheid läuft, wo sie liegt und was die Bearbeitung beschleunigt.

Mit Passwort startenPasswort bei Interesse anfragen →

Alle Daten sind erfunden. Das Modell lässt sich an die echten Daten Ihres Amtes anpassen und mit Informationen füllen, die heute nirgends sichtbar sind: etwa echte Bestände je Bezirk oder Altersabgänge je Sachgebiet als künftige Lücke.

Prozesssimulation Finanzamt: Das fiktive FINANZAMT WESTERBRÜCK zeigt mit sechs Gebäuden und 18 Abteilungen, wie ein Festsetzungsfinanzamt arbeitet. Maschinen sortieren die Erklärungen in der Nacht, Menschen klären die Zweifelsfälle – und jeder Bescheid kann angefochten werden.

Der Hauptvorgang begleitet eine Einkommensteuererklärung. Sie kommt über ELSTER oder auf Papier über die Scanstraße, wird im Nachtlauf maschinell geprüft und dann entweder vollautomatisch festgesetzt oder in den Arbeitsvorrat eines Bezirks gelegt. Dort klärt die Sachbearbeitung Prüfhinweise, fordert Belege an oder gibt den Fall frei. Gemessen wird bis zum Bescheid; das Ziel von acht Wochen ist eine Modellvorgabe, keine gesetzliche Frist.

Daneben laufen Einsprüche, eine Betriebsprüfung bei einem Handwerksbetrieb und Besuche im Servicezentrum. Die Seite richtet sich an Amtsleitungen, Sachgebietsleitungen und alle, die in der Finanzverwaltung Personal planen oder ausbilden: was das Modell zeigt, wofür Sie es nutzen können und was es zeigen würde, wenn es Ihr eigenes Amt abbildet.

Eine Einkommensteuererklärung wird bearbeitet

  1. 01

    Erklärung abgeben: Ein Ehepaar schickt seine Einkommensteuererklärung über ELSTER – oder wirft sie auf Papier in den Briefkasten.

  2. 02

    Scanstraße: Die Poststelle öffnet, sortiert und scannt die Papiererklärung.

  3. 03

    Nachtlauf: maschinelle Risikoprüfung: Im Nachtlauf gleicht das Risikomanagement die Angaben mit den elektronischen Daten ab: Lohnsteuerbescheinigung, Rente, Versicherungsbeiträge.

  4. 04

    Festsetzung im Verfahren: Autofall: das Verfahren setzt die Steuer vollmaschinell fest.

  5. 05

    Arbeitsvorrat der Bezirke: Die Erklärung liegt im Arbeitsvorrat des zuständigen Bezirks – abgearbeitet wird nach Eingang.

  6. 06

    Sachbearbeitung Arbeitnehmerbezirk: Ein Sachbearbeiter im Arbeitnehmerbezirk klärt die Prüfhinweise: Fahrtkosten, Arbeitszimmer, Handwerkerrechnungen.

  7. 07

    Sachbearbeitung Allgemeiner Bezirk: Im Allgemeinen Bezirk geht es um Gewerbe, freie Berufe und Vermietung.

  8. 08

    Steuerpflichtige reichen Belege nach: Rückfrage: die Steuerpflichtigen sollen Belege nachreichen.

  9. 09

    Erneut: Steuerpflichtige reichen Belege nach: Rückfrage beim Selbständigen: Kassenbuch, Fahrtenbuch, Mietverträge.

  10. 10

    Stichprobe der Qualitätssicherung: Die Qualitätssicherung prüft den Fall noch einmal nach dem Vier-Augen-Prinzip.

  11. 11

    Erneut: Festsetzung im Verfahren: Der Bezirk gibt frei; das Verfahren setzt die Steuer fest und erstellt den Bescheid.

  12. 12

    Druck, Versand und ELSTER-Postfach: Das Rechenzentrum druckt und versendet den Bescheid; digital liegt er im ELSTER-Postfach. Bis hierher wird die Zeit gemessen.

  13. 13

    Finanzkasse zahlt aus: Die Finanzkasse überweist die Erstattung.

  14. 14

    Steuerpflichtige zahlen nach: Nachzahlung: die Steuerpflichtigen haben einen Monat Zeit.

  15. 15

    Vollstreckung: Die Vollstreckung mahnt, vereinbart Raten oder pfändet das Konto.

  16. 16

    Erstattet.

  17. 17

    Bezahlt.

  18. 18

    Festgesetzt, nichts zu zahlen.

  19. 19

    Beigetrieben.

Wofür ein Finanzamt das Modell nutzen kann

  • Interne Kommunikation

    Vom Post- und Scanzentrum bis zur Rechtsbehelfsstelle steht das ganze Amt auf einem Bild. Die Ansicht Zusammenarbeit zeigt mit Bögen, welche Sachgebiete eng miteinander arbeiten.

    Für wenVorsteherin oder Vorsteher, Geschäftsstelle, Personalrat

  • Onboarding

    Neue Kolleginnen und Kollegen folgen einer Erklärung durch das Haus: vom Briefkasten über den Nachtlauf bis in ihren Bezirk. So sehen sie, wo ihre Arbeit beginnt und wohin sie danach geht.

    Für wenneue Beschäftigte in Veranlagung, Service und Erhebung

  • Ausbildung

    Anwärterinnen und Anwärter stellen Regler wie „Besetzung der Bezirke“ um oder lösen eine Grippewelle aus und sehen, wie der Arbeitsvorrat wächst. Das Schaubild „Wer führt wen“ erklärt den Aufbau eines Amtes.

    Für wenAusbildungsleitung, Anwärterinnen und Anwärter, Studierende der Finanzverwaltung

  • Vermittlung an Bürgerinnen und Bürger

    Warum dauert der Bescheid? Das Modell zeigt, dass vor dem 31. Juli besonders viele Erklärungen auf einmal kommen, dass Rückfragen Zeit kosten und was ein Einspruch auslöst – als Bild statt als Merkblatt.

    Für wenInfo- und Servicezentrum, Öffentlichkeitsarbeit, Steuerpflichtige

  • Strategischer Überblick

    Mehr Autofälle, mehr besetzte Stellen, digitale Betriebsprüfung: Im Schaubild „Was welcher Regler bewirkt“ stehen die Hebel für die Bearbeitungszeit nebeneinander. Fristende und Einspruchswellen zeigen, wann die Kapazität nicht mehr reicht.

    Für wenAmtsleitung, Mittelbehörde, Ministerium

Was dargestellt wird – warum – für wen

Was gezeigt wird Warum Für wen
Rückstand je Veranlagungsbezirk (Ansicht Ressourcen) WarumZeigt, in welchem Bezirk Fristen reißen. Für wenAmtsleitung, Sachgebietsleitung
Schaubild „Wie ein Vorgang fließt“: Autofall oder Bezirk WarumZeigt den Anteil der Erklärungen, der ohne Menschen festgesetzt wird. Für wenAmtsleitung, Mittelbehörde
Schaubild „Was welcher Regler bewirkt“: Risikomanagement, Besetzung, Theken, digitale Betriebsprüfung WarumOrdnet die Hebel für die Bearbeitungszeit. Für wenAmtsleitung, Ministerium
Schaubild „Jahr, Woche, Tag“: Fristende 31. Juli und Nachtlauf WarumErklärt die Spitzen im Steuerjahr. Für wenPersonalplanung, Bürgerinnen und Bürger
Schaubild „Wo es eng wird“: Rechtsbehelfsstelle in der Einspruchswelle WarumZeigt die Folgen, wenn ein Urteil Schlagzeilen macht. Für wenSachgebiet Rechtsbehelf
Schaubild „Wo die Zeit bleibt“: Liegezeit im Arbeitsvorrat WarumZeigt, wie viel Zeit mit Warten statt mit Arbeiten vergeht. Für wenSachgebietsleitung, Organisation
Schaubild „Wer führt wen“: Vorsteherin, Sachgebiete, Bezirke WarumZeigt den Aufbau eines Amtes. Für wenAusbildung, Anwärterinnen und Anwärter

Abteilungen im Modell

  • Vorsteherin

    Leitet das Finanzamt und verantwortet Gleichmäßigkeit und Rechtmäßigkeit der Besteuerung.

  • Geschäftsstelle

    Personal, Haushalt, Ausbildung, Haus und Archiv.

  • IT-Stelle

    Arbeitsplätze, Fachverfahren, Verbindung zum Rechenzentrum.

  • Qualitätssicherung und Innenrevision

    Zieht Stichproben aus allen Bezirken – unabhängig von den Sachgebieten, mit Bericht an die Vorsteherin.

  • Personalrat

    Gewählte Vertretung der Beschäftigten; keine Berichtslinie zur Vorsteherin.

  • Info- und Servicezentrum

    Nimmt Erklärungen an, beantwortet Fragen, hilft bei ELSTER.

  • Neuaufnahme

    Vergibt Steuernummern bei Zuzug und Gründung.

  • Poststelle und Scanzentrum

    Öffnet, sortiert und scannt alles Papier in die E-Akte.

  • Veranlagung Arbeitnehmerbezirke

    Einkommensteuer von Arbeitnehmern und Rentnern: Prüfhinweise klären, festsetzen.

  • Veranlagung Allgemeine Bezirke

    Gewerbe, freie Berufe, Vermietung: Einkommensteuer, Gewerbesteuermessbetrag.

  • Bewertung und Grundsteuer

    Grundsteuerwerte und Messbescheide für die Stadt.

  • Körperschaften und Personengesellschaften

    GmbH, Vereine, Gesellschaften: Körperschaftsteuer und Feststellungen.

  • Umsatzsteuer

    Voranmeldungen, Vorsteuer, Umsatzsteuer-Sonderprüfung.

  • Lohnsteuer-Arbeitgeberstelle

    Lohnsteuer-Anmeldungen der Arbeitgeber und Lohnsteuer-Außenprüfung.

  • Finanzkasse

    Bucht Zahlungen, zahlt Erstattungen aus, stundet.

  • Vollstreckung

    Mahnt, pfändet Konten, schickt den Vollziehungsdienst.

  • Rechtsbehelfsstelle

    Entscheidet über Einsprüche, die der Bezirk nicht abhelfen kann; vertritt vor dem Finanzgericht.

  • Betriebsprüfung

    Prüft Betriebe vor Ort: Belege, Kasse, Daten – über Wochen und Monate.

Alle Vorgänge im Modell

Eine Einkommensteuererklärung wird bearbeitet

  1. 01Erklärung abgeben: Ein Ehepaar schickt seine Einkommensteuererklärung über ELSTER – oder wirft sie auf Papier in den Briefkasten.
  2. 02Scanstraße: Die Poststelle öffnet, sortiert und scannt die Papiererklärung.
  3. 03Nachtlauf: maschinelle Risikoprüfung: Im Nachtlauf gleicht das Risikomanagement die Angaben mit den elektronischen Daten ab: Lohnsteuerbescheinigung, Rente, Versicherungsbeiträge.
  4. 04Festsetzung im Verfahren: Autofall: das Verfahren setzt die Steuer vollmaschinell fest.
  5. 05Arbeitsvorrat der Bezirke: Die Erklärung liegt im Arbeitsvorrat des zuständigen Bezirks – abgearbeitet wird nach Eingang.
  6. 06Sachbearbeitung Arbeitnehmerbezirk: Ein Sachbearbeiter im Arbeitnehmerbezirk klärt die Prüfhinweise: Fahrtkosten, Arbeitszimmer, Handwerkerrechnungen.
  7. 07Sachbearbeitung Allgemeiner Bezirk: Im Allgemeinen Bezirk geht es um Gewerbe, freie Berufe und Vermietung.
  8. 08Steuerpflichtige reichen Belege nach: Rückfrage: die Steuerpflichtigen sollen Belege nachreichen.
  9. 09Erneut: Steuerpflichtige reichen Belege nach: Rückfrage beim Selbständigen: Kassenbuch, Fahrtenbuch, Mietverträge.
  10. 10Stichprobe der Qualitätssicherung: Die Qualitätssicherung prüft den Fall noch einmal nach dem Vier-Augen-Prinzip.
  11. 11Erneut: Festsetzung im Verfahren: Der Bezirk gibt frei; das Verfahren setzt die Steuer fest und erstellt den Bescheid.
  12. 12Druck, Versand und ELSTER-Postfach: Das Rechenzentrum druckt und versendet den Bescheid; digital liegt er im ELSTER-Postfach. Bis hierher wird die Zeit gemessen.
  13. 13Finanzkasse zahlt aus: Die Finanzkasse überweist die Erstattung.
  14. 14Steuerpflichtige zahlen nach: Nachzahlung: die Steuerpflichtigen haben einen Monat Zeit.
  15. 15Vollstreckung: Die Vollstreckung mahnt, vereinbart Raten oder pfändet das Konto.
  16. 16Erstattet.
  17. 17Bezahlt.
  18. 18Festgesetzt, nichts zu zahlen.
  19. 19Beigetrieben.

Ein Einspruch gegen einen Steuerbescheid

  1. 01Einspruch einlegen: Eine Steuerberaterin legt für ihren Mandanten Einspruch ein – binnen eines Monats nach dem Bescheid.
  2. 02Einspruch erfassen: Der Einspruch wird in der E-Akte erfasst und dem Bezirk zugeleitet.
  3. 03Bezirk prüft Abhilfe: Der Bezirk prüft: Kann er dem Einspruch abhelfen?
  4. 04Begründung und Belege nachreichen: Die Kanzlei reicht Begründung und Belege nach.
  5. 05Festsetzung im Verfahren: Abhilfe: ein Änderungsbescheid ersetzt den alten.
  6. 06Hinweis: Einspruch zurücknehmen?: Der Bezirk erklärt, warum der Einspruch kaum Aussicht hat; die Kanzlei nimmt ihn zurück.
  7. 07Rechtsbehelfsstelle entscheidet: Die Rechtsbehelfsstelle prüft den Fall rechtlich neu – unabhängig vom Bezirk.
  8. 08Erörterung: Erörterung mit Steuerpflichtigem und Kanzlei im Besprechungsraum.
  9. 09Druck, Versand und ELSTER-Postfach: Die Einspruchsentscheidung wird bekanntgegeben.
  10. 10Klage beim Finanzgericht: Klage beim Finanzgericht; die Rechtsbehelfsstelle vertritt das Finanzamt.
  11. 11Abgeholfen.
  12. 12Zurückgenommen.
  13. 13Bestandskräftig.
  14. 14Urteil.

Eine Betriebsprüfung bei einem Handwerksbetrieb

  1. 01Auswahl und Prüfungsanordnung: Die Betriebsprüfung wählt einen Handwerksbetrieb aus und schickt die Prüfungsanordnung.
  2. 02Betrieb bereitet Unterlagen vor: Der Betrieb stellt Belege, Kassendaten und Buchhaltung bereit.
  3. 03Prüfung im Betrieb: Eine Prüferin arbeitet beim Betrieb und im Amt: Umsätze, Kasse, Material, Löhne.
  4. 04Betrieb beantwortet Prüfungsfragen: Der Betrieb beantwortet Prüfungsfragen und legt Verträge vor.
  5. 05Schlussbesprechung: Schlussbesprechung mit Inhaber und Steuerberater: die Feststellungen liegen auf dem Tisch.
  6. 06Prüfungsbericht: Der Prüfungsbericht fasst die Feststellungen zusammen.
  7. 07Allgemeiner Bezirk und Umsatzsteuer werten den Bericht gleichzeitig aus.
  8. 08Auswertung: Einkommen- und Gewerbesteuer: Einkommen- und Gewerbesteuer werden neu berechnet.
  9. 09Auswertung: Umsatzsteuer: Die Umsatzsteuer der Prüfungsjahre wird geändert.
  10. 10Beide Auswertungen liegen vor.
  11. 11Festsetzung im Verfahren: Änderungsbescheide für alle geprüften Jahre.
  12. 12Druck, Versand und ELSTER-Postfach: Die Bescheide gehen an den Betrieb.
  13. 13Steuerfahndung ermittelt: Verdacht auf Steuerhinterziehung: die Prüfung wird unterbrochen, die Steuerfahndung übernimmt.
  14. 14Ohne Änderung.
  15. 15Abgeschlossen.
  16. 16An die Fahndung abgegeben.

Besuch im Servicezentrum

  1. 01Wartemarke ziehen: Ein Rentner zieht eine Wartemarke: er will seine Erklärung abgeben und hat eine Frage zum Bescheid.
  2. 02Theke im Servicezentrum: An der Theke: Formulare, Auskünfte, Hilfe mit ELSTER, Annahme von Unterlagen.
  3. 03Rückruf aus dem Bezirk: Der Bezirk ruft zurück und klärt die Frage.
  4. 04Erledigt.

Was Sie verändern können

Regler

  • Eingang der Erklärungen: Vor dem 31. Juli kommen besonders viele Erklärungen auf einmal.
  • Besetzung der Bezirke: Mehr besetzte Stellen: mehr Fälle gleichzeitig und kürzere Liegezeit im Arbeitsvorrat (Modellannahme).
  • Risikomanagement: Autofälle: Wie viele Erklärungen ohne Menschen festgesetzt werden. Mehr Autofälle entlasten die Bezirke, Fehler fallen nur noch in Stichproben auf.
  • Theken im Servicezentrum: Wie viele Theken vormittags besetzt sind.
  • Digitale Betriebsprüfung: Mit direktem Zugriff auf die Buchhaltungsdaten geht die Prüfung schneller (Modellannahme).

Störungen

  • Veranlagungsverfahren fällt aus: Vier Stunden lang wird nichts festgesetzt; die Theke kann nur Unterlagen annehmen.
  • Grippewelle in den Bezirken: Zwei Wochen lang fehlt ein Viertel der Sachbearbeitung.
  • Einspruchswelle nach einem Urteil: Ein Gerichtsurteil macht Schlagzeilen: drei Wochen lang dreimal so viele Einsprüche.
  • Scanstraße und E-Akte gestört: Sechs Stunden lang wird kein Papier gescannt und kein Einspruch erfasst.

Was ein Finanzamt davon hat

  • 01

    Das Amt zum Begehen

    Statt Organigramm und Folien: sechs Gebäude, Etage für Etage aufklappbar, mit Abteilungen, Räumen und Menschen. Wo Erklärungen warten, stapeln sie sich auf den Dächern.

  • 02

    Warteschlangen, die man sieht

    Eine Ereignissimulation lässt Steuererklärungen, Einsprüche, Betriebsprüfungen und Besuche im Servicezentrum gleichzeitig laufen. Staut sich der Arbeitsvorrat, zeigt das Modell es sofort.

  • 03

    Hebel gefahrlos ausprobieren

    Fünf Regler und vier Störungen, vom Fristende bis zum Ausfall des Veranlagungsverfahrens. Am Engpass nennt ein Tipp den Regler, der ihn entlastet.

  • 04

    Schaubilder live aus dem Modell

    14 Schaubilder in vier Gruppen rechnen mit, während die Simulation läuft – vom Fluss einer Erklärung bis zum Organigramm des Amtes.

  • 05

    Im Browser und auf der Leinwand

    Am Arbeitsplatz genügt ein Browser, für die Amtsleiterbesprechung trägt das Modell auch auf großen Projektionen. Ein geführter Rundgang in acht Schritten zeigt beim ersten Besuch, wo was ist.

  • 06

    Fünf weitere Behörden nebenan

    Jobcenter, Amtsgericht, Polizei, Kreisverwaltung und Krankenkasse stehen im selben Modell; eine Übersicht zeigt alle 36 Organisationen in acht Gruppen. Gestaltet von einem Künstler und Entwickler.

Grundlage und Grenzen

Fiktives Finanzamt · Modell auf Grundlage recherchierter Verwaltungsstrukturen · keine Aussage über reale Behörden

1 Vorgang = 2 Steuererklärungen, 1 Einspruch, 1 Betriebsprüfung oder 1 Besuch · 1 Figur ≈ 12 Beschäftigte

Alle Mengen, Dauern, Quoten und Kapazitäten sind Modellannahmen, keine Werte eines realen Finanzamts.

Das Ziel von acht Wochen ist eine Modellvorgabe; gesetzlich gibt es keine Bearbeitungsfrist für den Bescheid. Die Liegezeit im Arbeitsvorrat ist als eigene Stelle ohne Kapazitätsgrenze dargestellt.

Belegt: elektronische Abgabe und Risikomanagement mit vollautomatischer Festsetzung, Einspruch binnen eines Monats mit Abhilfe durch den Bezirk, Außenprüfung mit Schlussbesprechung und Bericht.

Die Steuerfahndung ist als eigene Dienststelle außerhalb dargestellt; in manchen Ländern gehört sie zu einem Finanzamt.

Öffentliche Quellen, auf denen das Modell beruht:

  • Abgabenordnung (AO)
  • Finanzgerichtsordnung (FGO)
  • Finanzverwaltungsgesetz (FVG)
  • Finanzverwaltung NRW: Aufbau
  • BMF-Monatsbericht 09/2025: Einspruchsbearbeitung
  • Bund der Steuerzahler: Bearbeitungscheck 2025
  • Baden-Württemberg: Bilanz der Steuerverwaltung 2025
  • Betriebsprüfungsordnung (2026 neu gefasst als Außenprüfungsordnung)

Ihr Finanzamt als Modell

Sie möchten Ihr eigenes Amt so sehen, mit Ihren Bezirken, Beständen und Fristen? Schreiben Sie uns oder rufen Sie an, dann besprechen wir, welche Daten das Modell braucht. Wer die Simulation vorab selbst ansehen möchte, bekommt das Passwort auf Anfrage.

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